공무원식[보고서]의 구조

보고서의 구성  

 보고서의 일반적인 구조는 제목, 요약 박스, 그리고 내용으로 구성되어 있습니다. 

 회사마다 기관마다 조금씩 다르기는 한데 여기서는 공무원 방식으로 하나의 사례로서만 다루겠습니다.

공무원들도 각 기관마다 조금씩 다릅니다. 참고로 봐주시면 될 것 같습니다.

 

보고서의 기본은 PLAN (계획보고서) - DO (실행보고서) - SEE (결과보고서)입니다. 각각의 보고서 형식에 맞게 구성하고 그 내용을 구성에 맞게 적절히 쓰면 됩니다.

보고서

보고서의 제목

 보고서의 제목은 보고서의 내용과 목적을 정확하게 전달해야 하므로 명확하고 간결한 문장으로 작성합니다.

보고서의 핵심 내용을 반영해야 합니다.

이를 통해 상급자나 읽는 사람으로 하여금 제목만 봐도 보고자가 무슨 보고를 하려는지 알 수 있게 그 제목을 지어야 합니다. 

 

 제목을 쓸 때는 적절한 언어로 써야 하는데 연구 보고서의 경우는 연구 주제와 목적을 잘 드러낼 수 있도록 작성하고 비즈니스 보고서의 경우는 보고서의 내용과 목적을 잘 나타낼 수 있도록 합니다. 

이때는 비즈니스 관련 용어를 사용해도 됩니다.

제목은 대문으로 적당히 굵은 글자로 나타냅니다. 

보고서의 요약 박스 (개요)

보고서의 요약 박스는 주로 공무원 쪽에서 많이 이용하고 있습니다.

제목 바로 밑에 박스를 치고 그 안에 보고서를 작성하게 된 배경과 간단한 개요 정도를 풀어서 작성합니다.

제목은 간결하게 한 단어나 짧은 문장으로 전체를 나타내주기는 하지만 너무 짧아서 한계가 있습니다.

 

 요약박스를 사용하게 되면 그 보고서를 왜 작성하는지 등에 대한 내용을 적어서 보는 이로 하여금 간단한 개요를 알 수 있도록 만들 수 있습니다.

이때 요약 박스의 내용에는 작성자에 따라서 판단하여 적당히 가감하여 필요한 내용을 적을 수도 있습니다. 

 

[보고서][품의서][기안문서]

보고서의 내용

 보고서의 내용에는 큰 틀에서 배경, 현황 및 문제점, 해결방안, 기대효과나 향후계획 등의 순서를 가지고 작성합니다.

배경은 다시 한번 그 보고서를 만들게 된 배경을 간결하게 적어주고 이때 법적 근거가 있는 경우는 그 법적 근거를 명시해 줍니다. 

다른 공문이나 계획서가 있는 경우는 그 내용을 명시하여 보고서를 작성하는 근거로서 제시합니다. 

 

 현황 및 문제점은 있는 그대로 적어주되 개인적인 감정이나 특별히 강조할 부분을 강조함 없이, 될 수 있으면 담백하게 있는 사실을 그대로 적습니다.

꼭 필요한 사항으로 알아야 할 것을 적어줍니다. 현재 상태와 문제점을 하나하나 열거식으로 특징을 잡아서 적습니다. 

 

 만일 보고서가 최초 보고가 이루어진 후 중간 정도에 작성하는 보고서라면 그동안 추진했던 과정을 적어줍니다.

소제목으로 추진 과정이라고 하고 그동안의 추진과정을 날짜별로 간결하게 적습니다.

이것은 추진 과정을 보여주는 역할도 하지만 기록의 의미도 있습니다. 

 

[보고서],[요지보고],[계획서]의 디테일

 

 해결 방안은 위 현황 및 문제점에 대한 해결 방안을 적습니다.

방안을 두 가지 정도 만들어서 상급자로 하여금 선택하게 하는 방법도 있습니다.

이때 담당자의 의견이 들어갑니다. 각각의 장단점을 분석하여 두 가지 안의 특징을 보여줍니다.

 

소제목을 해결 방안으로 해도 되고 아니면 검토 및 담당자 의견으로 해도 됩니다.

이 부분이 전문성이 들어가는 부분입니다.

그래서 이러한 문제를 해결하는데 담당자의 의견은 이렇습니다 하고 보고하는 것입니다. 

 

 그다음 이렇게 실행하는데 필요한 소요예산을 적습니다.

소요예산에는 금액과 예산과목을 명시하여 예산을 얼마나 사용하는지 어디서 사용할 수 있는지 표기하여 줍니다.

필요한 경우 예산의 내역을 구체적으로 명시하여 줍니다. 생략해도 되는 경우는 생략합니다. 

 

 이렇게 해서 실행을 하게 되면 기대 효과로 발생하게 되는 이점을 적습니다.

소제목을 기대효과 혹은 향후계획이라고 해도 되는데 둘 다 적어도 됩니다.

이런 판단은 담당자가 적절히 내용을 살펴보고 판단하여 작성합니다.